Канцелярия и архивный отдел

Канцелярия

В соответствии с «Положением», утверждаемым ректором института, указы Президента Республики Узбекистан, Постановления Кабинета Министров, приказы Министерства высшего и среднего специального образования, а также решения Коллегии и другие инструкции (распорядительное письмо, модемограмма и телефонограмма) принимаются заведующим канцелярии института. Справки о выполнении всех нормативных документов, принятых сотрудниками Управления, своевременно направляются по электронной почте, факсу Министерства.

Делопроизводство института организовано по установленным папкам, учету и ведению документов, необходимому порядку их использования. Кроме того, входящие и исходящие сообщения постоянно отслеживаются. С мая 2021 года Управление осуществляет мониторинг включения писем из Министерства и других источников в «Единую межведомственную электронную систему исполнительской дисциплины». Канцелярия института взаимодействует с другими организациями через Интернет, факс и почту.

Основные задачи канцелярии:

Проведение и совершенствование делопроизводства в институте.

Обеспечение контроля за выполнением приказов вышестоящих организаций, ректора института, обращений граждан.

Обеспечивает доступ и хранение документов, созданных в процессе.

Прием и отправка писем.

Рассылка документов, заявлений граждан руководству и подразделениям Института, их регистрация и регулярный контроль за их выполнением.

Предоставление информации руководству Института по делопроизводству и контролю за исполнением писем.

Руководить работой служащих подразделений института (лаборант, секретарь) и оказывать им методическую и практическую помощь.

Разработка, внедрение и эффективное использование технических средств организации обмена целевыми документами.

Разработка должностных инструкций для офисных работников и организация их повышения квалификации.